Kepala OPD Diminta Siapkan Staf Arsip

Kota Pekalongan, Info Publik - Arsip dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan, menjadi bukti kerja, dan membantu mencapai efisiensi kerja. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dinperpus) Kota Pekalongan menggelar Sosialisasi Pengelolaan Arsip Vital kepada Organisasi Pemerintah Daerah, kecamatan dan kelurahan se-Kota Pekalongan di Ruang Jetayu, Setda Kota Pekalongan, Selasa (23/10). Acara ini mensosialisasikan Peraturan Walikota nomor 42 tahun 2018 tentang Pengelolaan Arsip Vital.

Kepala Dinperpus Kota Pekalongan Erli Nufiati menyampaikan bahwa diperlukannya pengamanan, penyelamatan, dan perlakuan terhadap arsip vital karena melihat besarnya resiko jika arsip tidak dikelola dengan baik.

Sasaran kegiatan ini yakni pengelola arsip di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) seperti badan, OPD, inspektorat, kecamatan dan kelurahan serta sekolah-sekolah melalui Dinas Pendidikan Kota Pekalongan agar dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar sesuai pedoman Perwal Arsip Vital.

"Kesempatan ini menjadi bentuk penyampaian untuk persiapan pendampingan dan pembinaan di tiap-tiap SKPD. Pada tahun ini kami fokuskan untuk SKPD yang memiliki arsip vital terbanyak," papar Erli.

Lanjut Erli penyimpanan arsip sendiri idealisnya di instansi masing-masing tetapi Dinperpus Kota Pekalongan juga memiliki Depo Arsip yang bisa digunakan untuk menyimpan arsip vital. "Kami memohon kepada Kepala OPD se-Kota Pekalongan untuk menunjuk salah satu stafnya sebagai pengelola arsip," ungkap Erli.

Selanjutnya Kasi Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan, Agung Cahyono menjelaskan bahwa arsip itu seperti pelumas bagi mesin untuk menentukan keberadaan suatu organisasi. "Jika sebuah organisasi yang tidak memiliki arsip akan timbul pertanyaan, apa yang telah dilakukan selama ini. Arsip menjadi sumber terpercaya, apapun bentuknya seperti pesan, rekaman suara, atau sesuai dengan teknologi saat ini," ujar Agung.

Menurut Agung arsip menjadi akuntabilitas organisasi, bahkan ketika ada pemeriksaan ditunjukkan pula Bukti-buktinya dengan arsip. "Saya berharap seluruh perangkat daerah dapat mengelola arsip kantor seperti arsip pribadinya. Jangan sampai arsip semrawut dan timbul kesulitan untuk penerusnya," pungkas Agung.

(Tim Komunikasi Publik Kota Pekalongan)